简用办公志介绍日常办公中的文档排版、费用整理和图片制作方法，重点说明如何保留可编辑文件，以及导出后需要检查哪些内容。
写通知、记账和制作配图，可以分别使用免费的文档、表格和图片工具。需要继续修改的文件保留可编辑格式，只供阅读的文件按接收方要求导出。开始前用少量内容试做一次，确认免费版本支持所需的保存和导出操作，避免完成后才发现功能受限。
新建通知时，先写清通知对象、具体事项、时间、地点和参与者需要完成的操作。报名截止时间与活动开始时间应分开列出，涉及线上报名时附上链接。正文较长时，用工具自带的标题样式区分层级，不要用连续空格和空行对齐内容，以免增删文字后位置发生变化。
排版时先统一纸张大小、页边距和正文字号，再插入表格或图片。名单、日程等需要横向对照的内容可以放进表格，补充说明保留为段落。如果图片挤压正文或移到下一页，检查文字环绕设置；需要时让图片单独占一行，在下方标注图片所说明的事项。
交付前保留可编辑文件，再导出接收方需要的阅读版本。打开导出文件，逐页检查标题是否落在页尾、表格是否截断，以及图片中的文字能否看清。多人修改时，约定一人汇总，并用日期或版本号区分文件。免费版本不支持在线协作时，可以收集带批注的副本，再合并修改。
费用表中每行记录一笔支出，列名可设为日期、类别、项目、金额和备注。金额单元格只填数字，货币单位写在列名中，方便求和与排序。日期格式和类别名称也要统一，例如“交通”和“交通费”应选定一种写法，否则分类汇总时可能分成两组。涉及多种货币时，增加币种列，分别统计。
录入后先检查空白金额、重复记录和异常大额，核实后再对金额区域求和，并抽查记录与原始凭据是否一致。需要比较各类支出时，先按类别汇总，再生成图表。类别较多时，横向条形图便于比较金额大小；图表标题应注明统计月份，坐标轴或标签中标明金额单位。
交付时保留原始明细与汇总结果，给工作表起明确名称。接收方只需查看总额时，可单独导出汇总页，并设置打印区域，确保表头与数据完整显示。跨工具打开文件后，重新核对公式结果、日期和图表标签。遇到不兼容函数，可在确认结果无误后，将交付副本中的公式转成数值，原文件继续保留公式。
先确定统一尺寸，完成一张样稿并保留可编辑文件，再逐张替换图片和文字。每次替换后检查裁切位置、文字换行和导出清晰度，文件名写明用途与序号。图片较多时，优先处理近期需要发布的部分。
使用接收方设备已有的常见字体，减少复杂文本框与特殊效果。需要继续修改时交付源文件，需要固定版面时可附上PDF。导出后检查分页、换行和表格边界；源文件在另一工具中打开后，也要重新核对。
正式处理整批材料前，先写一页通知、录入十笔费用，或制作一张配图，确认文件能够保存、重新打开并导出。经常重复的任务可以保留空白模板；再次使用时检查日期、收件对象和公式范围，避免沿用上次的数据。